Ressource 12 · Stand 28.07.2026

Neunzehn Abläufe, und vier davon tragen den größten Teil

Automatisierung im Vertrieb scheitert selten an der Technik, sondern daran, dass automatisiert wird, was gerade auffällt. Diese Übersicht führt neunzehn Abläufe mit Auslöser, Ausgabe und Aufwand und benennt, welche vier man zuerst baut und welche man getrost liegen lässt.

Kanalunabhängig Aufwand: Leicht

01, Die Einordnung

Ein Ablauf braucht einen Auslöser, sonst ist er ein Skript

Ein Ablauf besteht aus drei Teilen: ein Auslöser, eine Verarbeitung, eine Ausgabe, die jemand benutzt. Fehlt der Auslöser, muss ihn ein Mensch von Hand starten, und dann ist es kein Ablauf, sondern ein Skript. Fehlt die benutzte Ausgabe, entsteht ein Bericht, den nach drei Wochen niemand mehr öffnet.

Die häufigste Fehlinvestition ist der Ablauf ohne Empfänger. Er läuft, er produziert Daten, und niemand hat entschieden, wer damit was tut. Deshalb steht in der Tabelle unten in jeder Zeile, wer die Ausgabe bekommt und wenn diese Spalte leer bliebe, würde die Zeile gestrichen.

Die Reihenfolge folgt dem Nutzen je Aufwand, nicht der Schwierigkeit. Die ersten vier sind an einem Tag gebaut und tragen erfahrungsgemäß den größten Teil der Wirkung. Alles ab Nummer 14 lohnt sich erst, wenn die Grundlagen laufen.

02, Das Werkzeug

Neunzehn Abläufe mit Auslöser und Empfänger

A · Zuerst bauen 4 Abläufe · zusammen etwa ein Tag

	Ablauf	Auslöser	Ausgabe geht an	Aufwand
01	Signal zu Konto zuordnen	Neues Signal aus einer Quelle	Die Warteschlange	gering
02	Warteschlange für den Tag	Täglich morgens	Das Telefonteam, als Liste mit Anlass und Quelle	gering
03	Kontaktprotokoll ins CRM	Anruf beendet	Das CRM, mit Anlass, Quelle, Zeitstempel, Ergebnis	gering
04	Terminbestätigung mit Anlass	Termin zugesagt	Der Interessent, innerhalb weniger Minuten	gering

B · Danach 9 Abläufe · je ein halber bis ein Tag

	Ablauf	Auslöser	Ausgabe geht an	Aufwand
05	Anreicherung bei Signal	Konto ohne Ansprechpartner trägt ein Signal	Die Warteschlange	mittel
06	Dublettenprüfung beim Import	Neue Zeilen im Zielmarkt	Der Zielmarkt selbst	mittel
07	Erinnerung vor dem Termin	24 Stunden vor dem Gespräch	Der Interessent	gering
08	Nachfassliste nach Absage	Absage mit Grund „später“	Die Warteschlange, mit Datum	gering
09	Widerspruch sperren	Widerspruch im Gespräch aufgenommen	Alle Listen gleichzeitig	gering
10	Wochenbericht Kennzahlen	Freitagmorgen	Die Vertriebsleitung	mittel
11	Stufenauffrischung	Monatlich oder nach Profiländerung	Der Zielmarkt	mittel
12	Rollenwechsel erkennen	Ansprechpartner nicht mehr im Unternehmen	Das CRM und die Warteschlange	mittel
13	Ressource nach Anlass zuordnen	Termin zugesagt	Der Interessent, passend zum Anlass	gering

C · Erst wenn die Grundlagen laufen 6 Abläufe · lohnen sich später

	Ablauf	Auslöser	Ausgabe geht an	Aufwand
14	Signalgewichte nachziehen	250 Ansprachen erreicht	Die Bewertung selbst	hoch
15	Wettbewerbsvorgänge beobachten	Registermeldung bei einem Wettbewerber	Die Vertriebsleitung	mittel
16	Gesprächsnotizen zusammenfassen	Anrufprotokoll liegt vor	Das CRM, als kurzer Text	mittel
17	Verlorene Konten reaktivieren	Sechs Monate nach Absage plus neues Signal	Die Warteschlange	mittel
18	Datenqualität messen	Wöchentlich	Die Vertriebsleitung, als Quote je Feld	mittel
19	Kostenbericht je Termin	Monatlich	Die Geschäftsführung	hoch

Ablauf 09 ist der einzige, der nicht verschiebbar ist. Ein aufgenommener Widerspruch muss sofort in allen Listen wirken, nicht beim nächsten nächtlichen Lauf. Wer ihn asynchron baut, ruft irgendwann jemanden an, der ausdrücklich abgelehnt hat, und das ist der einzige Fehler in dieser Tabelle, der teuer wird.

03, Das durchgerechnete Beispiel

Was die ersten vier an einem Tag einsparen

Ein Team aus drei Personen, die täglich telefonieren. Vorher wird die Liste am Morgen von Hand zusammengestellt, das Protokoll abends nachgetragen, die Bestätigung geschrieben, wenn Zeit ist. Konstruiertes Beispiel, gerechnet in Minuten je Person und Tag.

Vorher und nachher Beispiel, konstruiert · Minuten je Person und Tag

Tätigkeit	Von Hand	Mit Ablauf	Differenz
Liste zusammenstellen und sortieren	35	0	−35
Anlass je Konto nachschlagen	40	0	−40
Protokoll nachtragen	25	5	−20
Terminbestätigung schreiben	10	0	−10
Summe je Person	110	5	−105

Rund 105 Minuten je Person und Tag, bei drei Personen etwa fünf Stunden. Das ist nicht der eigentliche Gewinn. Der eigentliche Gewinn ist, dass der Anlass jetzt in der Liste steht, statt im Kopf desjenigen, der sie zusammengestellt hat und dass das Protokoll vollständig ist, weil es nicht mehr abends aus dem Gedächtnis entsteht.

Welche Tabellen dafür in Clay gebraucht werden, steht in den fünf Tabellen. Was die Protokollfelder enthalten müssen, steht im Prüfblatt zur Datenqualität.

Diese Ressource stammt aus der Werkstatt von signalakquise.de, signalbasierte Neukundenakquise: bezahlt wird der Termin, nicht der Versuch.

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